Over het belang van goed onboarden is al veel inkt gevloeid. Een effectieve onboarding is dan ook erg belangrijk. Het versterkt niet alleen de bedrijfscultuur maar vergroot ook het werkplezier, de productiviteit en behoud van medewerkers. Door te investeren in een zorgvuldig en goed doordacht onboarding proces, verhoog je de betrokkenheid en prestaties van je medewerkers.
Onderaan deze blog vind je een handige gids: Onboarding met PI.
Maar wat verstaan we onder succesvol onboarden? In dit artikel gaan we dieper in op de verschillende soorten onboarding, tijdslijn van onboarding, best practices en het belang van je bestaande medewerkers hierbij te betrekken.
De onboarding maakt deel uit van je talentenstrategie. Investeer in je talentstrategie door gebruik te maken van een gevalideerd talentoptimalisatieplatform zoals The Predictive Index, dat tools biedt voor naadloze integratie en begeleiding van nieuwe medewerkers in je organisatie.
VIJF SOORTEN ONBOARDING: inzicht in de verschillende onderdelen van je onboardingstrategie
Het onboarding programma kan variëren afhankelijk van de grootte van de organisatie en het type functie dat wordt ingevuld.
We identificeren 5 onderdelen:
- Operationele onboarding: al het benodigde materiaal en apparatuur gereedmaken, zoals werkplekbenodigdheden en inloggegevens
- Kennis onboarding: het geven van trainingen of mentorschap om de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van de rol uit te voeren
- Prestatie-onboarding: opstellen van korte-termijndoelstellingen en het bieden van feedback om deze doelen te bereiken
- Sociale onboarding: nieuwe medewerkers zich welkom laten voelen door middel van bijvoorbeeld een kennismakingspakket of een onboarding buddy
- Talent onboarding: Inzicht krijgen in de vaardigheden en ervaring van nieuwe teamleden om toekomstige groeimogelijkheden te identificeren
Onboarden: hoe begin je er aan?
Elke onboarding strategie bevat elementen van de vijf bovenstaande categorieën. Onboarding begint voor de eerste werkdag, en je mag rekenen op een periode van 1 jaar met regelmatige check-in momenten. De manier waarop je de onboarding doorgeeft kan verschillen per afdeling en ook per individu.
Hier enkele tips:
- Voor de eerste werkdag: een kennismakingspakket (beperkt kennis onboarding) en een kennismaking met het nieuwe team bij bijvoorbeeld ondertekenen van de overeenkomst (sociale onboarding). Geef hun inzicht in hun intrinsieke drijfveren die je bevraagd hebt tijdens de sollicitatieprocedure.
- Eerste werkdag: leg de nadruk op sociale onboarding; maak de nieuwe medewerker wegwijs zonder ze te overladen metinformatie. Zorg dat je operationele onboarding vlekkeloos verloopt en dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van de startdatum
- Eerste drie maanden: kennis onboarding met trainingen en mentorschap. Voorzie regelmatige check-ins met de leidinggevende voor prestatie-onboarding.
- Vanaf drie maanden en gedurende het eerste jaar: Focus op prestatie en talent onboarding, nieuwe doelen stellen, en bekijken of extra trainingen nodig zijn.
Waarom huidige medewerkers betrekken zo waardevol is
Het is belangrijk actuele medewerkers te betrekken bij het inwerken van nieuw talent. Hier zijn vier redenen waarom:
- Versnelt de overgang van een nieuwe medewerker
Nieuwe medewerkers doorlopen vaak een leerproces. Huidige medewerkers kunnen hen helpen met praktische vragen, zoals waar kantoorbenodigdheden te vinden zijn of aan wie IT-problemen gemeld moeten worden. Deze ondersteuning maakt de onboarding soepeler en verhoogt de productiviteit.
- Biedt ruimte voor innovatie en samenwerking
Nodig huidige medewerkers uit om feedback te geven op het onboarding proces. Door zulke feedbacksessies te organiseren, stimuleer je niet alleen een betere onboarding maar ook productinnovatie en efficiënte werkprocessen binnen het bedrijf.
- Versterkt de communicatie en uitdragen van de bedrijfscultuur
Direct inzicht in de bedrijfscultuur kan nieuwe medewerkers helpen om sneller te acclimatiseren. Een ervaren collega kan hen begeleiden en hen helpen begrijpen hoe zaken informeel of formeel aangepakt worden binnen de organisatie, wat de aanpassing vergemakkelijkt.
- Creëert kansen voor netwerken en teambuilding
Wat biedt de nieuwe medewerker op vlak van teamdynamiek en samenwerking? Krijg inzicht in je team met PI Design.
Een effectieve methode om huidige medewerkers te betrekken is door een buddy-systeem in te voeren. Hierbij wordt een nieuwe werknemer gekoppeld aan een ervaren collega die hun weg binnen de organisatie kan wijzen.
Implementatie van een Buddy-systeem
- Informeer de buddy van tevoren
Laat de buddy tijdig weten dat ze een nieuwe collega zullen begeleiden, zodat ze goed voorbereid zijn en de nieuwe medewerker zich welkom voelt.
- Bereid een gids voor de buddy voor
Help de buddy met een voorbereidingsdocument van HR om hen te assisteren tijdens de begeleiding van de nieuwe medewerker. Geef inzicht in hun eigen drijfveren en die van de nieuwe collega. De PI relatiegids is hier een sleuteldocument.
- Introduceer de nieuwe medewerker aan sleutelfiguren
Laat ze kennismaken met belangrijke personen en afdelingen op hun eerste dag, zodat ze inzicht krijgen in hoe het bedrijf werkt en de impact van hun rol. Houd hiermee rekening met hun uniek gedragsprofiel, zodat je hierop kan inspelen.
- Voorzie voldoende trainingstijd
Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker zich gedurende de eerste periode kan richten op training en goed inwerken. De buddy kan daarbij ondersteuning bieden en vragen beantwoorden
- Volg het buddy-traject op
Plan maandelijkse check-ins om de voortgang te volgen en te evalueren of de buddy geschikt is voor toekomstige onboarding begeleiding.